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Personal Management

Mitarbeiterprofil von Susanne Schwarz, Senior Digital Sales Specialist. Der Screenshot zeigt ihre persönlichen Daten und die Eingabe ihrer grundlegenden Informationen wie Geschlecht (Female) und Geburtsland (Germany).

Ihr zentraler Hub für Personaldaten - digital in einer Akte

Verwalten Sie alle Mitarbeiterinformationen einfach, transparent und zentral an einem Ort. Vom persönlichen Profil über Vertrags- und Gehaltsdaten bis hin zu Qualifikationen, Fähigkeiten, Zertifikaten und relevanten Dokumenten – alles ist in einer digitalen Akte gebündelt und jederzeit aktuell abrufbar.

Durch die zentrale Datenhaltung vermeiden Sie doppelte Erfassungen, reduzieren Fehlerquellen und gewinnen wertvolle Zeit für das Wesentliche: die Arbeit mit Menschen. HR-Manager profitieren von klar strukturierten Prozessen, Führungskräfte von schnellen Einblicken in ihre Teams und Mitarbeitende von einem direkten, sicheren Zugang zu ihren eigenen Informationen.

Das Ergebnis: volle Transparenz, maximale Effizienz und eine spürbare Entlastung in der täglichen Personalarbeit.

Mitarbeiter Daten und Dokumente  strukturiert und sicher verwaltet

Alle wichtigen Mitarbeiterinformationen werden zentral und strukturiert erfasst – von persönlichen Daten, Familienstand und Kontaktdetails bis hin zu Vertragsstatus, Gehaltsbestandteilen, Bank- und Steuerangaben.
Auch Qualifikationen, Fähigkeiten und Referenzen sind übersichtlich hinterlegt.
Relevante Dokumente wie Zertifikate oder Arbeitsverträge lassen sich unkompliziert hochladen, sicher verwalten und jederzeit abrufen.
Screenshot eines Vertrags-Dashboards in einer HR-Anwendung, das die aktiven Vertragsdetails zeigt, inklusive Vertragsnummer 00010 und einer Probezeit von 5 Monaten.

Reibungslose HR-Abläufe auf Knopfdruck

HR-Maßnahmen wie Onboarding, Beförderungen, Vertragsänderungen oder Abmahnungen lassen sich direkt aus dem Mitarbeiterprofil heraus initiieren.
Standardisierte Workflows minimieren den administrativen Aufwand, vermeiden Fehler und sorgen für reibungslose Prozesse – effizient, transparent und zuverlässig.
Menü "Aktionen" einer HR-Software, das Optionen für Mitarbeiterverwaltung listet, darunter Exportieren, Abmahnung, Kündigung, Onboarding und Versetzung.
Formular zur Erstellung einer Abmahnung wegen eigenmächtigen Urlaubsantritts. Bernhard Hoffmann fragt die Abmahnung an.

HR-Prozesse auf Knopfdruck

Ob Abmahnung, Beförderung, Versetzung oder Vertragsänderung – alle HR-Maßnahmen lassen sich mit nur einem Klick digital starten. Das spart Zeit, reduziert doppelte Arbeitsschritte und macht analogen Papierkram überflüssig.

Standartisierte Workflow

Jede Prozess folgt klaren Schritten: von Onboarding über Performance Reviews bis hin zu Offboarding. Das sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden

Flexibilität für jedes Szenario

Neben klassischen Aktionen wie Vertragsmanagement oder Positionszuweisung stehen auch erweiterte Optionen zur Verfügung – etwa Export von Mitarbeiterdaten, das Erstellen von Arbeitgeberbescheinigungen oder Suspendierungen

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Alle durchgeführten Aktionen werden automatisch dokumentiert und sind dank Audit Trails jederzeit nachvollziehbar. Damit behalten HR und Management stets den Überblick und erfüllen rechtliche Anforderungen.

Mit KAN-ONE behalten alle Beteiligten den Überblick


Mitarbeitende greifen über ihr persönliches Profil jederzeit transparent und sicher auf ihre Daten zu. Führungskräfte nutzen das intuitive Management-Dashboard, das wertvolle Einblicke in Teamstrukturen, Abwesenheiten, Anwesenheiten und relevante Kennzahlen liefert. So entsteht eine fundierte Basis für datengetriebene Entscheidungen und eine effiziente Personalsteuerung.

Weitere Vorteile von KAN-ONE:

  • Self-Service für Mitarbeitende – weniger Rückfragen an HR, mehr Eigenständigkeit.

  • Effektive Führung – Dashboards für Abwesenheits- und Performance-Analysen.

  • Echtzeit-Transparenz – aktuelle Daten für schnelle Entscheidungen und Planungen.

  • Proaktive Steuerung – frühzeitiges Erkennen von Engpässen, Trends oder Überlastungen.

  • Entlastung von HR – weniger Administration, mehr Fokus auf strategische Projekte.

  • Motivation & Bindung – Mitarbeitende fühlen sich eingebunden, da sie ihre Daten und Prozesse selbst verwalten können.

  • Skalierbarkeit & Anpassbarkeit – mitwachsendes System für kleine Teams bis hin zu internationalen Organisationen.

„Wir machen aus Ihrer Personalverwaltung ein intelligentes HR-Management, das Effizienz steigert, Transparenz schafft und Mitarbeiterzufriedenheit fördert.“

Sicherheit und Compliance

Ein fein abgestimmtes Rollen- und Rechtemodell garantiert, dass sensible Personaldaten ausschließlich denjenigen zur Verfügung stehen, die tatsächlich dazu berechtigt sind – vom HR-Team über Führungskräfte bis hin zu einzelnen Mitarbeitenden. 

Darüber hinaus dokumentieren detaillierte Audit Trails jede Änderung – von der Bearbeitung von Mitarbeiterprofilen bis hin zum Upload wichtiger Dokumente. Jede Aktion wird transparent protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar. Damit erfüllen Unternehmen nicht nur die Anforderungen der DSGVO, sondern gewinnen auch zusätzliche Sicherheit und Vertrauen in ihre Prozesse.

Das Ergebnis: höchste Datensicherheit, volle Transparenz und ein belastbares Fundament für revisionssichere HR-Arbeit.

Standartisierte Workflow

Das Mitarbeiter-Management ist nahtlos mit weiteren Modulen wie Zeitkonto, E-Akte und Organisationsmanagement verknüpft. Über leistungsstarke Schnittstellen lassen sich zudem externe Systeme wie HR-, ERP- oder Abrechnungslösungen einfach integrieren – für einen durchgängigen Datenfluss ohne Medienbrüche.

Dank des Self-Service-Portals können Mitarbeitende ihre persönlichen Daten eigenständig pflegen und aktualisieren. Das reduziert Rückfragen, entlastet die HR-Abteilung und steigert gleichzeitig Transparenz und Zufriedenheit.

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